Wilt u een deel van de openbare ruimte gebruiken om er een evenement te organiseren? Of het nu een klein, groot, feestelijk, folkloristisch, publicitair, cultureel of sportief evenement is, u moet voorafgaand toestemming krijgen van de gemeentelijke overheid.
Sinds 1 januari 2012 behandelt de Cel Evenementen alle aanvragen.
Toestemming
Uw schriftelijke en volledig ingevulde aanvraag moet gericht zijn aan de burgemeester en minstens 3 weken voor de voorziene datum van het evenement ingediend worden bij de Cel Evenementen.
Voor de volledigheid moet uw aanvraag zeker volgende elementen bevatten :
- het onderwerp en de precieze beschrijving van het evenement ;
- de precieze plaats(en) + overzichtsplan ;
- de voorziene dag(en) en u(u)r(en) ;
- de schatting van het aantal deelnemers en de beschrijving van eventuele nevenactiviteiten ;
- de technische beschrijving van eventueel materiaal + foto's.
We raden u aan om het formulier voor de aanvraag van het gebruik van de openbare ruimte (met materiaal lenen) of het formulier "Burgerlijke Straten" (met materiaal lenen).
Materiaal lenen
Afhankelijk van de beschikbaarheid en onder bepaalde voorwaarden kan de gemeente Elsene materiaal (tafels, stoelen, tenten, nadarhekken…) ter beschikking stellen van de organisatie van een evenement. Hiervoor is het noodzakelijk om het formulier volledig ingevuld minimaal 21 werkdagen voor het evenement in te dienen van de Cel Evenementen.
Het formulier voor de aanvraag van het gebruik van de openbare ruimte met lening van materiaal downloaden
Het formulier "Burgerlijke Straten" met lening van materiaal downloaden
Het formulier voor lening van materiaal zonder gebruik van de openbare ruimte downloaden
Verplichtingen van de organisator
Indien het evenement het vereist, dient de organisator ook de nodige stappen te ondernemen m.b.t. auteursrechten, billijke vergoedingen, toezicht, transport en mobiliteit, bepaalde interventies op de openbare weg, elektriciteit, netheid, affichering, het afschieten van vuurwerk, het lossen van ballonnen, sanitaire voorzieningen, de installatie en het implementatieplan voorgelegd aan en gecontroleerd door de DBDMH en een erkend orgaan.
De documenten van de DBDMH moeten minimaal 5 weken voor het evenement worden ingediend bij de Cel Evenementen.
Opgelet, er zijn ook bepaalde plekken met bijzondere eigenschappen (centra, groen, Ter Kamerenabdij, Flageyplein, voorplein van het Europees Parlement…) die dus ook om een bijzonder beheer vragen. Het privaat en/of tijdelijk gebruik van deze plaatsen is onderhevig aan een apart reglement.
Aarzel niet om ons te contacteren indien u bijkomende informatie wenst.
